Het is jouw en onze verantwoordelijkheid om een eerlijke en integere manier van werken te beschermen. Samen kunnen wij integriteit en eerlijkheid bereiken, door ons te houden aan de richtlijnen en regels in dit hoofdstuk.
Beleid
Verschillende wetten verbieden omkoping in verschillende situaties. Binnen RGF Staffing the Netherlands geldt: ongepaste geschenken en omkoping zijn onacceptabel.
Het ontvangen of aanbieden van ongepaste geschenken en andere voordelen ondermijnt onze integriteit en is ten strengste verboden. Het aanbieden of ontvangen van geschenken heeft het risico in zich dat dit wordt aangemerkt als 'omkoping'. Dat is de reden waarom er strenge regels gelden.
Geschenken en voordelen
De scheidslijn tussen een echt geschenk / een echte uitnodiging en omkoping kan onduidelijk zijn. Daarom stellen wij duidelijke regels, zodat jij kunt helpen voorkomen dat wij te maken krijgen met beschuldigingen of vorderingen in verband met onethisch of zelfs onrechtmatig gedrag.
Een geschenk / voordeel is een zaak die door iemand wordt ontvangen zonder dat daartegenover een directe verplichting of verwachting staat van een betaling of dienst.
Wanneer is een geschenk of voordeel ongepast?
Beoordeel wat de reden voor het geschenk / voordeel is. Is dat om invloed uit te oefenen op een relatie of om aan te zetten tot (ongepast) gedrag? Of gaat het slechts om een uiting van dankbaarheid? Een sterke aanwijzing daarbij is de waarde van het geschenk. Is het geschenk redelijk en in verhouding gezien de zakelijke relatie?
Als jij de gever bent en een van jouw doelen van het geschenk is om een verwachting te scheppen van een "gunstige" handeling in ruil voor het geschenk, dan is jouw geschenk waarschijnlijk geen geschenk en is het dus ongepast – en verboden.
Als jij een geschenk aangeboden krijgt is de situatie iets moeilijker te beoordelen. Dit komt doordat de bedoeling van de gever niet altijd duidelijk is. Gebruik je gezond verstand: heb je het gevoel dat je de gever iets in ruil voor het geschenk verschuldigd bent, dan is dat gevoel al een reden om het geschenk te weigeren.
Bij de beoordeling is de timing ook van groot belang. Sta je op het punt om een grote transactie aan te gaan met een klant die, als je die binnenhaalt, jou een bonus oplevert? Of word je een geschenk aangeboden kort vóór of tijdens een aanbestedingsprocedure?
'Invloed' is hier het kernwoord. Als het geschenk bedoeld is of tot gevolg heeft om de zakelijke beslissingen van de ontvanger te beïnvloeden, dan is het geschenk ongepast en mag het niet worden geaccepteerd of aangeboden.
Vergoeding voor verleende diensten
Een vergoeding voor een verleende dienst is geen geschenk. Als je bijvoorbeeld spreker bent bij een seminar en een presentje ontvangt in ruil voor jouw diensten, dan is dit geen geschenk in de zin van dit beleid, maar een vergoeding voor verleende diensten. Deze vergoeding moet wel in verhouding staan tot de verleende diensten. Zo niet, dan wordt het meerdere aangemerkt als een geschenk.
Wat is omkoping?
Onder 'omkoping' wordt verstaan een onacceptabel geschenk met de duidelijke bedoeling om iets in ruil daarvoor te ontvangen. De 'gunst' die daarvoor in ruil wordt verwacht, kan verschillende vormen aannemen en hoeft niet altijd in de vorm van financiële voordelen te zijn. Het kan gaan om kortingen, steekpenningen of betalingen buiten de boeken om, maar ook om diners, geschenken, uitnodigingen, reiskosten of schijnovereenkomsten.
Het verschil tussen een ongepast geschenk of voordeel en omkoping is dat bij 'omkoping' de bedoeling duidelijk is om invloed uit te oefenen op de ontvanger, terwijl de bedoeling van een ongepast geschenk veelal subtieler is. Beiden zijn onacceptabel en verboden.
Wanneer mag ik dan wel een geschenk ontvangen of aanbieden?
Onder de volgende voorwaarden mogen medewerkers geschenken, giften of uitnodigingen aanvaarden:
- de (commerciële) waarde bedraagt minder dan EUR 150,- per geschenk / gift;
- ·de totale (commerciële) waarde van alle ontvangen geschenken / giften in één jaar overschrijdt een bedrag van EUR 250,- niet;
- het betreft géén geschenk / gift in de vorm van geld; en
- er wordt onmiddellijk melding gedaan aan de leidinggevende van mogelijke beïnvloeding door (toekomstige) relaties.
Indien een derde een uitnodiging aanbiedt voor reizen, bedrijfsbezoeken, congressen / seminars e.d. in het buitenland dan mag deze worden aanvaard onder de volgende voorwaarden:
- het zakelijk karakter van de volledige reis en het belang van RGF Staffing the Netherlands en/of haar ondernemingen wordt uitdrukkelijk aangetoond;
- er is schriftelijk toestemming verleend voor de reis door je leidinggevende; en
- er wordt terughoudend omgegaan met frequent repeterende uitnodigingen.
Let op: meereizen van partners op kosten van derden (of RGF Staffing the Staffing en/of haar ondernemingen) is nooit toegestaan.
Indien een derde een uitnodiging aanbiedt voor kosteloze congressen / seminars met een zakelijk karakter in Nederland dan mag deze worden aanvaard.
Indien een derde een uitnodiging aanbiedt voor evenementen met een entertainmentgehalte (bijvoorbeeld sportwedstrijden of concerten) in binnen- of buitenland, dan mag deze worden aanvaard onder de volgende voorwaarden:
- het zakelijk karakter van de volledige reis en het belang van RGF Staffing the Netherlands en/of haar ondernemingen wordt daarbij uitdrukkelijk aangetoond; en
- er is schriftelijk goedkeuring verleend door je leidinggevende.
Let op: meereizen van partners op kosten van derden (of RGF Staffing the Staffing en/of haar ondernemingen) is nooit toegestaan.
Zelf aanbieden van geschenken of giften aan derden
Indien het nodig wordt geacht zelf relatiegeschenken of giften aan te bieden, dan mag de (commerciële) waarde daarvan niet meer bedragen dan EUR 250,- per relatie per jaar.
Ambtenaren
Eén uitzondering op de mogelijkheden om geschenken te geven aan of te accepteren van derden zijn geschenken of uitnodigingen waarbij ambtenaren of overheidsfunctionarissen betrokken zijn. Geschenken of uitnodigingen waarbij ambtenaren of overheidsfunctionarissen betrokken zijn, zijn ten strengste verboden, ongeacht of je van plan bent die te geven of te ontvangen.
Vermijd niet alleen traditionele geschenken, maar ook zaken als diners, uitnodigingen, reizen, politieke bijdragen of giften aan goede doelen en aanbiedingen om te gaan werken voor familieleden van overheidsfunctionarissen.
Meld het altijd als je een geschenk aangeboden krijgt van een ambtenaar of andere overheidsfunctionaris bij je management en de afdeling juridische zaken.
Politieke bijdragen & giften aan goede doelen
De diensten die wij verlenen zijn van essentieel belang voor de maatschappij. Wij helpen mensen aan werk en wij brengen werk naar mensen. Onze rol in de maatschappij is echter ook beperkt tot die diensten. Dat betekent dat wij als onderneming geen verbintenissen aangaan met politici of politieke partijen. Bijdragen (financieel dan wel anderszins) aan politici of politieke partijen zijn verboden.
Onze onderneming kan incidenteel giften doen aan goede doelen, d.w.z. financiële of andere bijdragen aan een (non-profit) organisatie die een educatief, literair, charitatief of wetenschappelijk doel dient. Als je er niet zeker van bent of een organisatie hiervoor in aanmerking komt, neem dan contact op met de afdeling juridische zaken.
Voor donaties en bijdragen is voorafgaande goedkeuring nodig van de afdeling juridische zaken. In elk geval moeten alle donaties volledig transparant, zonder enige vorm van belangenverstrengeling en professioneel plaatsvinden.
Hieronder vind je nog een aantal praktische tips, die je gelijk in de praktijk kunt toepassen. Help je collega’s door ze hierop te wijzen!
Wel doen
- Meld het onmiddellijk als je informatie hebt over een (voorgenomen) betaling of andere transactie die mogelijk in strijd kan komen met dit beleid.
Niet doen
- Maak je niet schuldig aan omkoping. Voorbeelden hiervan zijn steekpenningen, betalingen buiten de boeken om, maar ook dure diners, geschenken of uitnodigingen.
- Accepteer geen geschenken of voordelen, en biedt deze niet aan, als ze leiden tot (on)bedoelde invloed op een (zakelijke) beslissing van een derde.
- Accepteer geen geschenken of voordelen, en biedt deze niet aan, als daarbij een ambtenaar of andere overheidsfunctionaris betrokken is. Dit is ten strengste verboden.
- Betaal geen bijdragen aan politici of politieke partijen.
Ook als je van plan bent om een geschenk te accepteren of te geven in overeenstemming met deze regels, hoeft dat nog niet te betekenen dat dat is toegestaan. Gebruik altijd je gezond verstand bij en weeg altijd de ethische implicaties af. Betrek bij twijfel altijd jouw management bij je beslissing.
Handhaving en melding
Wij verplichten je melding te doen van een misstand bij overtreding van wet- en regelgeving, deze gedragscode of onderliggende beleidsregels. In het derde deel van deze gedragscode wordt dit verder uitgelegd.
Overtreding van de gedragscode zal tot (disciplinaire) maatregelen leiden. Zie ook de inleiding van deze gedragscode.
