Bedrog en/of misleiding is onacceptabel en wordt niet getolereerd. Wij zijn samen verplicht fraude te voorkomen en eventuele (vermoedens van) fraude te melden. In dit beleid wordt een (minimum)norm vastgesteld voor de bestrijding van fraude en worden onze verantwoordelijkheden beschreven. Daarnaast biedt dit beleid richtlijnen voor hoe te handelen in geval van (vermoedens van) fraude en is het bedoeld voor bewustmaking waar het gaat om (het voorkomen van) fraude.
Beleid
Fraude is een opzettelijke en onjuiste voorstelling of verberging van een of meer feiten, waarbij men weet dat deze onjuist is en om daar (persoonlijk) voordeel mee te behalen, of verduistering van bedrijfsmiddelen door het manipuleren van gegevens. Fraude omvat onregelmatigheden en illegale handelingen die gekenmerkt worden door opzettelijke misleiding.
Fraude kan ook worden gepleegd om de onderneming te bevoordelen of te benadelen: door personen van buiten, maar ook van binnen de onderneming. Bij fraude die bedoeld is om de onderneming te bevoordelen, is over het algemeen sprake van het benutten van een onrechtvaardig of oneerlijk voordeel, waarmee ook een externe partij kan worden bedrogen.
Fraude is een aanval op RGF Staffing the Netherlands, haar ondernemingen, haar middelen, haar waarden, haar werkomgeving en haar medewerkers. Frauduleuze of illegale handelingen worden niet getolereerd. Wij zetten ons in om fraude te voorkomen en op te sporen. Samen werken we aan het terugdringen van de mogelijkheden tot fraude.
Een melding van (vermeende) fraude kan leiden tot een onderzoek. Dit onderzoek wordt uitgevoerd in overeenstemming met het onderzoeksprotocol voor het melden van een misstand. Het is van essentieel belang dat er niet op eigen houtje maatregelen worden genomen of onderzoek wordt uitgevoerd vóór of na een melding. Dergelijke maatregelen/onderzoeken zullen altijd negatieve gevolgen hebben voor het officiële onderzoek. Betracht volledige geheimhouding. Indien je je schuldig maakt aan belemmering van het officiële onderzoek kunnen er disciplinaire maatregelen worden genomen.
Wat is fraude
Er bestaat niet één definitie van 'fraude'. Bij fraude is er altijd sprake van een handeling die: (1) opzettelijk is, (2) onrechtmatig of strafbaar is, (3) waarbij sprake is van bedrog/misleidend gedrag en (4) die leidt tot gewin of andere voordelen voor een persoon of een onderneming.
Hieronder vind je een lijst van indicatoren die erop kunnen wijzen dat er sprake is van fraude:
- ongebruikelijk gedrag van een of meer collega's;
- een leidinggevende die alle inkomende mails opent;
- weigering om regels na te leven;
- geen verlof/vakantie opnemen;
- managers die ondergeschikten/teamleden omzeilen;
- ondergeschikten/teamleden die managers omzeilen;
- niet vastgelegde transacties/ontbrekende bescheiden;
- beleidsregels en goedkeuringsvoorschriften die niet worden opgevolgd (bijvoorbeeld het vier ogenprincipe);
- afwezigheid van originele documenten en wijzigingen in documenten;
- omzeilen van goedkeuringsvoorschriften, bijvoorbeeld door koop- en verkoopeisen op te splitsen om zo onder een goedkeuringsdrempel te blijven;
- excessieve afwijkingen van begrotingen of contracten;
- excessieve (kas)transacties;
- inhuur van personeel/opdrachtnemers die nauwe banden hebben met medewerkers;
- afwijzing van een geschikte leverancier;
- inzet van te weinig personeel op belangrijke controlegebieden;
- management dat regelmatig interne controlemaatregelen terzijde schuift;
- gebrek aan transparantie; of
- gebruik van 'scan-handtekeningen'.
Voorkomen en melden van fraude
Voorkom fraude door je te houden aan wetgeving, interne regelgeving en onze procedures. Wees ook alert op je omgeving en onregelmatigheden. Hieronder vallen verdachte gebeurtenissen en verdachte (veranderingen in) gedragingen van een collega, leverancier of klant.
Wat kun je doen om fraude te voorkomen?
- Zorg voor naleving van onze procedures;
- voldoe aan rapportagevereisten;
- bespreek zwaktepunten in onze activiteiten en systemen;
- wees alert op eventuele onregelmatigheden (verdachte gebeurtenissen of gedrag van) een collega, opdrachtgever, klant of leverancier.
Indien er twijfel bestaat over de vraag of een handeling frauduleus is, neem dan contact op met de afdeling juridische zaken.
Als de persoon die een melding heeft gemaakt zelf betrokken is geweest bij de fraude, zijn disciplinaire maatregelen niet uitgesloten. Het feit dat iemand die betrokken is geweest bij de fraude ook proactief melding maakt van die fraude, kan wel een verzachtende omstandigheid zijn bij het bepalen van die disciplinaire maatregelen.
Voorbeelden van fraude:
- betaling voor niet uitgevoerde werkzaamheden;
- te hoge onkostendeclaraties;
- vervalste documenten;
- niet vastgelegde transacties;
- veranderen van bedragen en gegevens op documenten;
- vastleggen van transacties (uitgaven/inkomsten/stortingen) voor onjuiste bedragen;
- te hoge facturen;
- inkopen die in het geheel niet zijn vastgelegd;
- afboeken van realiseerbare activa of invorderbare schulden;
- willens en wetens betalen van een valse factuur;
- ongeautoriseerde transacties;
- verkopen van informatie;
- beschadigen/vernietigen van documentatie;
- ongepast gebruik van vliegtickets, treinkaartjes, vouchers;
- misbruik van de creditcard van de onderneming;
- misbruik van de tankkaart van de onderneming; of
- runnen van een persoonlijke onderneming met bedrijfseigendommen/-informatie.
Hieronder vind je nog een aantal praktische tips, die je gelijk in de praktijk kunt toepassen. Help je collega’s door ze hierop te wijzen!
Wel doen
- Meld je zorgen/waarnemingen, zie hoofdstuk Doen van meldingen en indienen van klachten.
- Houd de feiten of omstandigheden die verband houden met uw melding volledig geheim.
- Wacht op informatie of instructies van de Director Risk &Compliance naar aanleiding van uw melding.
Niet doen
- Bespreek je zorg niet met iemand anders dan de Director Risk & Compliance.
- Neem geen contact op met betrokkenen.
- Stel geen eigen onderzoek in.
- Vergaar geen bewijs op eigen initiatief.
- Neem geen contact op met de autoriteiten, tenzij je daarvoor eerst schriftelijke toestemming hebt van de Director Risk & Compliance
- Zoek de publiciteit niet op.
Handhaving en melding
Wij verplichten je melding te doen van een misstand bij overtreding van wet- en regelgeving, deze gedragscode of onderliggende beleidsregels. In het derde deel van deze gedragscode wordt dit verder uitgelegd.
Overtreding van de gedragscode zal tot (disciplinaire) maatregelen leiden. Zie ook de inleiding van deze gedragscode.
