11. Doen van meldingen en indienen van klachten
Wij hechten er veel waarde aan dat iedereen zich op zijn gemak en veilig voelt binnen onze organisatie en dat wordt gewerkt conform de gedragscode. Helaas komen misstanden, maar ook vormen van ongewenst gedrag nog steeds voor op de werkvloer.
Wij verwachten dat je melding doet van overtreding van wet- en regelgeving, deze gedragscode of onderliggende beleidsregels. Als een overtreding niet wordt gemeld zal dat de situatie alleen maar verergeren. Bovendien kunnen overtredingen - of het negeren daarvan - ernstige gevolgen hebben voor onze onderneming, zoals reputatieschade, hoge boetes, sancties, verlies van klanten en werknemers, etc.
Naast het doen van een melding is het soms ook mogelijk een klacht in te dienen. Hieronder worden de verschillende meldingsmogelijkheden en de mogelijkheid om een klacht in te dienen verder uitgelegd.
Meldingen misstanden en ongewenst gedrag
Binnen RGF Staffing the Netherlands hebben we twee verschillende meldprocedures. Je kunt melding maken van een misstand of van discriminatie / ongewenst gedrag.
Melden misstand
Iedereen die in een werk gerelateerde context activiteiten verricht voor RGF Staffing the Netherlands, haar ondernemingen of een van haar opdrachtgevers is verplicht melding te doen van een misstand. Een misstand betekent een schending van deze gedragscode en de onderliggende beleidsregels die hier deel van uitmaken. Een misstand kan ook kan een schending van wet- en regelgeving betreffen.
Voorbeelden van misstanden:
• Schending van veiligheids- en gezondheidswet- en regelgeving;
• Overtreding privacy wet- en regelgeving;
• Oneerlijke mededinging;
• Belangenverstrengeling;
• Omkoping en aanvaarding ongepaste geschenken en voordeel;
• Fraude/diefstal;
• Contact met illegale personen en organisaties;
• Onrechtmatig gebruik van bedrijfsmiddelen en -informatie.
Je bent verplicht een misstand direct te melden via het meldingsformulier. Een melding komt terecht bij de Director Risk & Compliance. Hier kun je eventueel ook mondeling een melding maken.
Een melding van een misstand kan leiden tot een onderzoek. Dit onderzoek wordt uitgevoerd in overeenstemming met het onderzoeksprotocol voor het melden van een misstand. De Director Risk & Compliance informeert jou, aan de hand van het onderzoeksprotocol, wat de vervolgstappen zijn. Het is van essentieel belang dat er niet op eigen houtje maatregelen worden genomen of onderzoek wordt uitgevoerd vóór of na een melding. Dergelijke maatregelen / onderzoeken zullen altijd negatieve gevolgen hebben voor het officiële onderzoek. Van de melder wordt verwacht dat hij volledige geheimhouding betracht.
Indien je je schuldig maakt aan belemmering van het officiële onderzoek kunnen er (disciplinaire) maatregelen worden genomen.
Melden discriminatie en ongewenst gedrag
Alle medewerkers (inclusief flexmedewerkers) die bij RGF Staffing of haar merken direct of indirect in dienst zijn kunnen een melding maken van discriminatie en ongewenst gedrag wanneer dit gedrag zich voordoet binnen de werkrelatie of werksfeer.
Voorbeelden van ongewenst gedrag:
• Pesten
• (Seksuele) intimidatie
• Agressie
Wij moedigen je aan in eerste instantie het gesprek aan te gaan met de persoon in kwestie. Voel je je hier niet comfortabel bij - of heeft dit niet geleid tot resultaat - stap dan naar je manager en/of je People & Culture manager. We begrijpen dat dit ook niet altijd mogelijk is of tot een oplossing leidt.
Kom je er niet uit, maak dan een melding. Melden kan rechtstreeks bij de vertrouwenspersoon of met behulp van het meldingsformulier. De meldingen worden door de vertrouwenspersoon in behandeling genomen. Deze bespreekt mogelijke vervolgstappen, waarbij de regie bij jou blijft bij elke stap die je neemt. Elke melding wordt vertrouwelijk behandeld en de privacy van de melder wordt gerespecteerd.
RGF Staffing HQ Whistleblower Hotline Facility
Heb je het gevoel dat de bovenstaande kanalen niet toereikend zijn? Dan kun je een melding doen bij de RGF Staffing HQ Whistleblower Hotline Facility. Deze melding komt dan bij de holding terecht die boven RGF Staffing the Netherlands en haar ondernemingen hangt. Je kunt een melding doen via deze link of via compliance@rgfstaffing.com. Deze lijn staat open voor zowel misstanden als ongewenst gedrag en kan alleen door medewerkers en niet door flexmedewerkers worden gebruikt.
Klacht indienen
Iedereen die niet tevreden is over de dienstverlening van RGF Staffing the Netherlands en/of haar ondernemingen, dan wel het handelen van één van haar medewerkers, en er met de direct betrokkene niet uitkomt, kan een klacht indienen via dit klachtenformulier. Hier vind je ook de klachtenprocedure terug.
